O e-mail é uma das formas mais populares de comunicação no mundo empresarial, mas às vezes pode ser difícil manter o controle sobre todas as mensagens que recebemos. A adição de resposta automática no e-mail da Microsoft Outlook pode ser uma solução eficaz para melhorar a eficiência e a produtividade.
Assim, com a adição de respostas automáticas, você pode configurar mensagens de e-mail pré-definidas para enviar automaticamente em resposta a determinadas mensagens de e-mail.
Neste artigo, vamos mostrar como adicionar respostas automáticas no Outlook e como personalizá-las para atender às suas necessidades específicas.
Criando e ativando a resposta automática no Outlook
Para criar e ativar o recurso de resposta automática no Outlook precisamos entender que entra em ação nos períodos especificados pelo usuário. Com a função ativa, toda vez que receber um e-mail, ele receberá uma resposta com as informações que você incluir na mensagem.
1. Primeiro acesse a página do Outlook pelo seu navegador e faça login com sua conta, caso não tenha crie uma conta.
2. Em seguida, clique em “Configurações” no canto superior direito e depois em “Exibir todas as configurações do Outlook” como mostra a imagem abaixo
3. Agora, clique na guia “E-mail”, em seguida procure por “Respostas automáticas” e ative a chave “Ativar respostas automáticas” para configurar o período que deseja a ação
4. Nessa etapa, podemos ter duas escolhas, enviar respostas automáticas sempre ou apenas em um determinado tempo, o que é muito útil quando precisamos esta ausente em datas específicas. Assim, caso deseje enviar respostas em um determinado período, marque a caixa “Enviar respostas apenas durante um período”; E depois defina a data de início e a data de término como mostrado abaixo
5. Na etapa final, defina uma mensagem padrão para todas as respostas automáticas e depois clique em “salvar”.
Assim, agora você deve ter configurado o envio de respostas automáticas de e-mail no Outlook. Para fazer esse procedimento em versões mais antigas veja os passos a passos abaixo.
No Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 e Office 365
Com os passos a baixo é possível enviar a resposta automática com o mesmo resultado do passo mostrado anteriormente, veja a seguir:
- Abra o e-mail Outlook, clique em “Arquivo” e depois em “Informações”;
- Após isso, clique em “Respostas Automáticas” e Marque a opção “Enviar respostas automáticas”;
- Para enviar respostas em um determinado período, marque a caixa “Só enviar durante este intervalo de tempo“.
- A seguir, defina o data de início e de término;
- Ou caso prefira enviar uma resposta automática sempre que receber um novo e-mail, marque apenas “Enviar respostas automática” e não defina datas;
- Na guia “Respostas Automáticas”, digite a mensagem padrão que você deseja enviar.
- Se você usa o Outlook em uma empresa, haverão duas guias separadas: “Dentro da minha organização” (para e-mails corporativos) e “Fora da minha organização” (pessoais). Você pode definir mensagens em ambas;
- Clique em “OK”.
Portanto, com o recurso ativo, o Outlook vai enviar e-mail com a mensagem definida assim que chegar o dia e hora de início do período, e encerrará a ação no dia e hora definidos como o término. Também, vai continuar funcionando caso não tenha definido tempo e apenas ativado a ação. Além disso, se faz necessário ter a conta do Outlook para realizar esse passo a passo, caso já tenha a conta adicione uma assinatura de e-mail e aprenda como cancelar envios de e-mail !
